カフェでオンライン会議に参加したいものの、「周囲の迷惑にならないか」「会話や画面から情報が漏れないか」と不安に感じる人も多いでしょう。
カフェでのオンライン会議は一律に禁止されているわけではありません。ただし、店舗のルール、会議の内容、発言量、周囲との距離を確認する必要があります。聞くだけの短い打ち合わせと、顧客情報を扱う商談では、適した場所が異なります。
この記事では、オンライン会議に向くカフェの選び方、周囲に配慮したマナー、通信トラブルへの備え、情報漏えいを防ぐポイントを解説します。カフェ以外の候補も紹介するので、会議に合った場所を選ぶ参考にしてください。
電話を含む基本的な通話マナーは、カフェで通話するときの注意点でも詳しく解説しています。
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カフェでオンライン会議をしてもよい？
カフェは飲食を楽しむ人や休憩する人が利用する場所です。オンライン会議が可能かどうかは、店舗の方針や混雑状況、会議の内容を踏まえて判断しましょう。
最初に店舗のルールを確認する
パソコン作業ができる店舗でも、通話やオンライン会議まで認められているとは限りません。入口や座席の案内、店内掲示に「通話禁止」「パソコン利用は〇分まで」などの表示がないか確認します。
判断できない場合は、注文時にスタッフへ尋ねると安心です。通話可能な席が指定されているときは、その案内に従いましょう。
短い打ち合わせと長時間の会議を分けて考える
発言が少ない短時間の打ち合わせなら、通話可能なカフェで参加できる場合があります。一方、長時間にわたって発言する会議は周囲への影響が大きく、店内が混雑すると席の占有にもつながります。
会議が長引く可能性があるときは、コワーキングスペースや貸し会議室など、仕事を前提にした場所を選びましょう。
滞在時間の考え方は、カフェで長居するときの時間の目安とマナーも参考にしてください。
機密情報を扱う会議は避ける
顧客の氏名、連絡先、未発表の商品、売上、契約条件などを扱う会議は、カフェには向きません。声を小さくしても隣席に聞こえる可能性があり、画面や資料を見られるおそれもあります。
重要な会議は個室で行い、第三者が内容を聞いたり画面を見たりできない環境を用意してください。
会社のテレワーク規程を確認する
店舗がオンライン会議を認めていても、勤務先がカフェでの業務を禁止している場合があります。利用できるネットワーク、扱える資料、会議へ参加できる場所など、会社の規程を確認しましょう。
独立行政法人情報処理推進機構（IPA）も、テレワークでは所属組織が定めたルールを確認し、それに従うよう案内しています。
オンライン会議に向いているカフェの選び方
カフェならどこでも同じように会議ができるわけではありません。通話の可否だけでなく、音、座席、通信、電源などを総合して選ぶ必要があります。
通話可能な席や作業スペースがある
オンライン会議をするなら、通話可能な席や仕事向けのスペースが用意されている店舗が第一候補です。通常席と作業席が分かれていれば、周囲とのトラブルも避けやすくなります。
ウェブサイトに設備や利用ルールが掲載されている場合は、来店前に確認しておきましょう。
静かすぎず騒がしすぎない
静まり返った店内では小さな声でも目立ちます。反対に、騒がしい店舗では相手の声が聞き取れず、自分の声も大きくなりがちです。
小さな声で話しても相手に届き、店内の会話に紛れる程度の環境が適しています。ただし、店内の状況は時間帯によって変わります。
会話をせず作業へ集中したいときは、カフェで勉強・作業するときの店選びとマナーも役立ちます。
隣の席との間隔が広い
座席の間隔が狭いと、会話が聞かれたり画面を見られたりする可能性が高まります。できるだけ隣席との距離があり、人の往来が少ない席を選びましょう。
隣が空いていても、あとから利用者が来ることを前提に考える必要があります。荷物を隣席へ置いて場所を確保することは避けてください。
Wi-Fiや携帯電話の通信が安定している
会議中に接続が切れないよう、店舗のWi-Fiや携帯電話の電波状況を確認します。無料Wi-Fiがあっても、利用者が多い時間帯は速度が低下することがあります。
カフェのWi-Fiを使う場合も、テザリングなどの予備回線を準備しておくと安心です。
電源席を利用できる
映像を使うオンライン会議は、パソコンの電池を消耗しやすい傾向があります。長めの会議では、電源席の有無と利用条件を確認しましょう。
コンセントがあっても自由に使えるとは限りません。電源利用の表示がない場合は、スタッフへ確認してください。
背景にほかの利用者が映りにくい
通路や客席を背にすると、ほかの利用者がカメラへ映り込むことがあります。壁を背にできる席を選び、カメラに映る範囲を会議前に確認しましょう。
バーチャル背景や背景ぼかしも役立ちますが、映り込みを完全に防げるとは限りません。
カフェへ行く前に確認したいこと
オンライン会議の直前に準備を始めると、ログインや機器の不具合に対応できません。移動前と開始前の二段階で確認しておきましょう。
会議の内容と自分の発言量を確認する
聞くだけの会議なのか、説明や質疑応答で長く話すのかを確認します。自分が進行役を務める会議や、重要な判断を行う会議は、カフェ以外の場所が適しています。
予定表の件名だけで判断せず、議題や参加者も見て場所を決めましょう。
会議URLとログイン情報を確認する
会議URL、開始時刻、ログイン方法を事前に確認します。パスワードの再設定や認証アプリへのログインが必要になっても対応できるよう、余裕を持って接続しましょう。
会議URLを店内で口頭確認したり、第三者から見える場所へ表示したりしないよう注意してください。
イヤホンとマイクをテストする
マイク付きイヤホンやヘッドセットを接続し、音声の入出力先を確認します。パソコンが内蔵スピーカーへ切り替わっていると、会議の音声が店内へ流れてしまいます。
マイクの音量も確認し、小さな声でも相手が聞き取れる状態に調整しておきましょう。
パソコンとスマートフォンを充電する
パソコンだけでなく、テザリングや連絡に使うスマートフォンも充電します。電源席を利用する予定でも、満席や故障で使えないことがあります。
充電器、ケーブル、必要な変換アダプターも忘れずに持参しましょう。
予備の通信手段を用意する
店舗のWi-Fiへ接続できない場合に備え、スマートフォンのテザリングやモバイルWi-Fiを準備します。契約している通信容量やテザリングの設定も確認してください。
予備回線がない場合は、接続障害が起きたときの連絡方法を参加者と共有しておくと安心です。
カフェでオンライン会議をするときのマナー
店舗で認められている場合でも、周囲への配慮は必要です。オンライン会議の参加者だけでなく、同じ空間を利用する人にも気を配りましょう。
必ずイヤホンやヘッドセットを使う
会議の音声をパソコンやスマートフォンのスピーカーから流さないようにします。音量が小さくても、周囲の人には内容が聞こえます。
ワイヤレスイヤホンを使う場合は、充電残量と接続状態を確認してください。
声量を抑えて話す
イヤホンを着けると自分の声量が分かりにくくなり、普段より大きな声で話すことがあります。片耳だけ外す、マイクを口元へ近づけるなどして、声量を抑えましょう。
相手から聞き返される場合は声を張るのではなく、マイク設定や通信状態を確認します。
混雑時の長時間利用を避ける
昼休みや休日などの混雑時に長時間席を占有すると、店舗やほかの利用者の負担になります。会議の時間をあらかじめ確認し、混雑が予想される場合は別の場所を予約しましょう。
利用時間の目安が掲示されている店舗では、そのルールに従ってください。
滞在中に飲み物を追加したい場合は、カフェで追加注文するタイミングと方法も確認しておきましょう。
机や座席を広く占領しない
パソコン、資料、充電器、飲み物を広げると、隣席や通路にはみ出すことがあります。必要な物だけを机に出し、ケーブルを通路へ垂らさないようにします。
一人で複数の席を使ったり、荷物を別の椅子へ置いたりすることも避けましょう。
店舗から案内されたらすぐに従う
スタッフから声量や利用時間について案内を受けたら、会議中でも速やかに従います。通話可能だと思っていた場合でも、当日の混雑状況などで利用条件が変わる可能性があります。
会議相手に事情を伝え、ミュートにする、退席する、別の場所へ移動するといった対応を取りましょう。
カフェでのオンライン会議に必要なセキュリティ対策
カフェで注意したいのは通信だけではありません。画面、会話、紙の資料、端末の置き忘れなど、複数の経路から情報が漏れる可能性があります。
画面を壁側へ向ける
背後を人が通る席では、画面をのぞき見される可能性があります。壁や窓を背にして座り、第三者から画面が見えにくい角度に調整しましょう。
席を選べない場合は、機密情報や個人情報を画面に表示しないことが基本です。
会話からの情報漏えいを防ぐ
イヤホンを使っても、自分の発言は周囲へ聞こえます。氏名、電話番号、社名、金額などを口にするときは特に注意が必要です。
機密性の高い話題が出たら、その場で会話を続けず、個室へ移動してから確認しましょう。
公共Wi-Fiでファイル共有を有効にしない
公共のネットワークへ接続するときは、端末のファイル共有機能を無効にします。共有設定が有効なままだと、意図しない相手から端末が見える可能性があります。
接続先の名称を確認し、提供元が分からないネットワークには接続しないでください。
会社指定のVPNや通信方法を使う
会社がVPNや指定のモバイル回線を用意している場合は、その手順に従います。自己判断で無料Wi-Fiへ接続せず、接続方法が分からなければ社内の担当者へ確認しましょう。
IPAのテレワークを行う際のセキュリティ上の注意事項でも、公衆Wi-Fi利用時のファイル共有設定や、組織が指定するVPNの利用などが案内されています。
会議URLと参加者を確認する
会議URLをSNSや第三者が見える場所へ掲載しないようにします。参加者一覧に見覚えのない名前がないか確認し、主催者は必要に応じて待機室やパスコードを設定してください。
IPAのWeb会議サービスを使用する際のセキュリティ上の注意事項では、参加者の認証や会議データの暗号化なども確認項目として挙げられています。
不要なファイル共有を停止する
画面共有を始める前に、デスクトップや通知へ機密情報が表示されないか確認します。共有するウィンドウを限定し、必要のないメールやチャットを閉じましょう。
会議終了後は画面共有が停止していることも確認してください。
パソコンや資料を置いたまま離席しない
注文やトイレで席を離れるときも、パソコン、スマートフォン、紙の資料を置き去りにしないでください。短時間でも盗難や情報閲覧の危険があります。
端末には画面ロックを設定し、離席するときは資料と一緒に持ち歩きましょう。
カフェの通信環境で会議を安定させる方法
カフェでオンライン会議をする場合、周囲への配慮だけでなく、通信が途中で切れないように準備することも大切です。映像や音声が何度も止まると会議が進みにくくなり、相手にも負担をかけます。
会議前に通信速度を確認する
席に着いたら、オンライン会議を始める前にインターネットの接続状態を確認します。通常のウェブサイトが開けても、映像と音声を同時に使う会議では通信が不安定になることがあります。
可能であれば速度測定サービスを使い、映像や音声に乱れがないかテストしましょう。速度の数値だけでなく、接続が安定しているかも確認してください。
Wi-Fiが不安定ならテザリングへ切り替える
カフェのWi-Fiが混雑しているときは、スマートフォンのテザリングを利用すると改善することがあります。テザリングを使う場合は、通信容量とバッテリー残量に注意が必要です。
店舗の奥や地下では携帯電話の電波が弱いこともあります。カフェのWi-Fiとテザリングの両方を試し、安定しているほうを選びましょう。
通信が重いときはカメラをオフにする
映像が止まったり音声が途切れたりする場合は、必要に応じてカメラをオフにします。映像の送受信を止めることで通信の負担が軽くなり、音声が安定しやすくなります。
面接や商談など、表情を見せることが重要な場面では、相手に事情を伝えてから切り替えましょう。
不要なアプリや同期を停止する
クラウドストレージへのファイル同期やソフトウェアの更新が動いていると、通信回線やパソコンに負担がかかります。
会議前に不要なアプリを閉じ、自動更新や大容量ファイルの同期を一時停止します。使わないブラウザーのタブを閉じることも、動作の安定につながります。
発言しないときはミュートにする
カフェには食器の音や店内放送、周囲の会話など、さまざまな音があります。自分が発言しない間はマイクをミュートにすると、相手に届く雑音を減らせます。
急に話を振られて慌てないよう、ミュートを解除するボタンやキーボード操作も確認しておきましょう。
カフェでのオンライン会議に役立つ持ち物
カフェの設備だけに頼ると、電源や通信、音声の問題に対応できないことがあります。必要な道具を準備しておけば、短時間の打ち合わせにも落ち着いて参加できます。
マイク付きイヤホンやヘッドセット
パソコンのスピーカーから会議の音声を流すと、周囲に内容が聞こえるだけでなく、店内の迷惑になります。内蔵マイクは周囲の雑音も拾いやすいため、口元に近い位置へマイクを配置できる製品が便利です。
ノイズを抑える機能が付いていても、周囲の音を完全に消せるとは限りません。比較的静かな席を選ぶことも大切です。
のぞき見防止フィルター
画面に顧客情報や社内資料を表示する可能性がある場合は、のぞき見防止フィルターが役立ちます。正面以外から画面を見えにくくできるため、隣の席や通路から内容を見られるリスクを抑えられます。
フィルターだけに頼らず、画面を壁側に向け、人が背後を通りにくい席を選びましょう。
オンライン会議に役立つアイテムを探す
ヘッドセットは接続端子とマイク方式、のぞき見防止フィルターは画面サイズと縦横比を確認して選びましょう。
モバイルバッテリーと充電ケーブル
電源席が空いていない場合に備えて、ノートパソコンやスマートフォンに対応したモバイルバッテリーを用意すると安心です。
製品によって出力が異なり、スマートフォンは充電できてもノートパソコンには対応できないことがあります。使用する機器に必要な出力や接続端子を確認してから選びましょう。
モバイルWi-Fiや通信可能なスマートフォン
店舗のWi-Fiだけに頼りたくない場合は、モバイルWi-Fiやテザリング対応のスマートフォンを準備します。
自分で管理している通信回線があれば、店舗のWi-Fiに接続できないときにも会議を続けられます。ただし、利用する場所によって電波状況が異なるため、事前に確認してください。
折りたたみ式のパソコンスタンド
低いテーブルでノートパソコンを使うと、カメラが顔より下に位置しやすくなります。コンパクトなスタンドを使えば、画面とカメラの高さを調整しやすくなります。
カフェではスペースが限られるため、設置時にテーブルを大きく占領しない製品を選びましょう。
カフェでオンライン会議中に困ったときの対処法
準備をしていても、店内の混雑や通信障害など、予想外の問題が起きることがあります。トラブルが発生したときに慌てないよう、基本的な対処法を把握しておきましょう。
周囲が急に騒がしくなった場合
団体客の来店などで店内が騒がしくなったら、まずマイクをミュートにします。自分が発言する時間になったら、マイクを口元に近づけて短く話しましょう。
騒音が続いて会話が成立しない場合は、相手に事情を伝えてチャットへ切り替える、会議を中断する、別の場所へ移動するといった判断が必要です。
Wi-Fiが切れた場合
Wi-Fiが切れたら、何度も再接続を繰り返すより、テザリングなどの予備回線へ切り替えたほうが早く復帰できることがあります。
会議から一時的に退出するときは、可能であればスマートフォンのチャットなどで相手に状況を伝えましょう。
パソコンの充電が少なくなった場合
バッテリー残量が少なくなったら、画面の明るさを下げ、不要なアプリを終了します。映像が必須でなければ、相手の了承を得たうえでカメラをオフにすることも有効です。
電源席へ移動する場合は、パソコンや資料を置いたまま席を離れないでください。
会議中に機密性の高い話題が出た場合
公開前の情報、個人情報、契約内容などが話題になった場合は、その場で詳しい会話を続けないようにします。
「この内容は別の場所で確認します」と伝え、個室や社内に戻ってから話し合いましょう。声を小さくするだけでは、近くにいる人への情報漏えいを十分に防げません。
カフェ以外でオンライン会議ができる場所
長時間の会議や重要な商談では、カフェ以外の場所を選んだほうが安全で快適です。会議の内容や発言量に合わせて、利用場所を使い分けましょう。
コワーキングスペース
コワーキングスペースは、仕事をすることを前提に整備された施設です。Wi-Fiや電源を利用できることが多く、オンライン会議が可能な席や個室を備えている施設もあります。
共用席では通話を禁止している場合があるため、予約前にオンライン会議ができる場所と利用ルールを確認しましょう。
レンタルスペースや貸し会議室
複数人で参加する会議や、資料を画面共有する商談には、レンタルスペースや貸し会議室が向いています。
個室なら周囲への音漏れや画面ののぞき見を防ぎやすく、会議にも集中できます。完全防音ではない施設もあるため、設備を確認してください。
テレワークブース
駅や商業施設などに設置されているテレワークブースは、一人でオンライン会議へ参加したい場合に便利です。
周囲の視線や雑音を抑えやすく、短時間から予約できるサービスもあります。Wi-Fi、電源、防音性、予約時間の延長方法を確認しておくと安心です。
カラオケやホテルのデイユース
カラオケ店やホテルのデイユースプランも、オンライン会議の場所として利用できる場合があります。
カラオケ店は完全防音とは限らず、隣室の音が聞こえる可能性があります。ホテルもプランによって利用時間や設備が異なるため、仕事やオンライン会議に使えるか事前に確認しましょう。
自宅や会社の会議室
重要な商談、採用面接、人事面談などは、自宅の個室や会社の会議室が適しています。
場所選びで迷ったときは、会議内容を第三者に聞かれても問題がないかを判断基準にしてください。
カフェでのオンライン会議に関するよくある質問
スターバックスなどのカフェでオンライン会議をしてもよいですか？
オンライン会議ができるかどうかは、チェーン名だけで一律に判断できません。同じチェーンでも店舗の立地や座席構成、混雑状況によってルールが異なる場合があります。
店内の掲示や公式案内を確認し、不明な場合は店舗スタッフへ尋ねてください。
イヤホンを使えばカフェで会議をしても問題ありませんか？
イヤホンを使えば相手の声が周囲へ流れることは防げますが、自分の発言やパソコンの画面から情報が漏れる可能性は残ります。
イヤホンの使用だけで判断せず、会議内容、座席の位置、周囲との距離も確認しましょう。
カフェの無料Wi-Fiでオンライン会議に参加しても安全ですか？
無料Wi-Fiの安全性は、店舗や接続方法によって異なります。正しいネットワーク名を確認し、提供元が不明なWi-Fiには接続しないようにしましょう。
必要に応じて、会社指定のVPNや自分で管理する通信回線を利用してください。
バーチャル背景を使えば店内の様子を隠せますか？
バーチャル背景を使うと、店内にいる人や店舗の内装が映り込むのを抑えられます。ただし、パソコンの性能や照明によっては背景が不自然に欠けることがあります。
会議前に映り方を確認し、ほかの利用者がカメラへ入らない向きに座りましょう。
1時間程度のオンライン会議ならカフェでも大丈夫ですか？
時間だけで判断することはできません。発言量が多い会議や機密情報を扱う会議は、短時間でもカフェに向いていません。
聞く時間が中心で店舗が空いており、通話が認められている場合は、周囲へ配慮しながら参加できることもあります。
オンライン面接をカフェで受けてもよいですか？
オンライン面接は、静かな個室で受けることをおすすめします。周囲の音や人の映り込み、通信の不安定さが面接の進行に影響する可能性があります。
応募先の情報や自分の個人情報を話す場面もあるため、自宅の個室や貸し会議室、テレワークブースが適しています。
カフェでオンライン会議を録画してもよいですか？
会議を録画するときは、参加者の同意や会社のルールを確認してください。カフェでは会議参加者以外の声や姿が記録される可能性もあります。
録画が必要な会議は、第三者が入り込まない個室で行うのが安全です。
電源が使えるカフェなら長時間会議をしてもよいですか？
電源を利用できることと、長時間のオンライン会議が許可されていることは別です。
会議後にもう一杯飲みたいときは、カフェのコーヒーのおかわり・2杯目割引の仕組みも参考になります。
混雑時の利用時間や通話に関するルールを確認し、長時間の会議になる場合は、時間単位で利用できる仕事向けの施設を選びましょう。
まとめ｜カフェでのオンライン会議は場所と内容を選ぼう
カフェでオンライン会議をする場合は、店舗のルールを確認し、周囲の迷惑にならない声量で短時間にとどめることが基本です。
マイク付きイヤホンを使用し、発言しない間はミュートにします。画面を壁側へ向け、公共Wi-Fiの利用方法や会社のセキュリティルールも確認しましょう。
重要な商談や個人情報を扱う会議、長時間の打ち合わせには、コワーキングスペース、貸し会議室、テレワークブースなどが適しています。会議の内容と発言量を基準に、参加者と周囲の双方が安心できる場所を選んでください。
